Aviso de privacidad de PassRule

Qué guarda PassRule

• Sobre los estudiantes: nombre, grado, el número de identificación de seis dígitos, el correo electrónico escolar, el horario de clases, la foto escolar y los registros de la escuela sobre las tardanzas, los pases de pasillo y los incidentes del estudiante, y sobre los mensajes enviados acerca de ellos. Del sistema de información estudiantil de la escuela también guarda el consejero y el administrador de caso del estudiante, las fechas en que se inscribió y se retiró, si está en la lista 504/IEP de la escuela y si pertenece a un grupo sobre el que la escuela informa (estudiantes con discapacidades, estudiantes de bajos recursos, estudiantes que aprenden inglés). Guarda los arreglos de pases de pasillo de la escuela para un estudiante, como pases adicionales. El personal puede agregar una nota a un incidente, que solo ven los administradores; un maestro puede agregar una breve descripción al enviar a un estudiante a la revisión del código de vestimenta, que solo ven los administradores, el equipo del código de vestimenta, la oficina principal y el subdirector del estudiante.
• Sobre los padres y tutores: nombre, relación con el estudiante, el correo electrónico y el número de celular que la escuela tiene en sus registros, y el idioma del hogar. Si se inscriben para recibir mensajes de texto: cuándo se inscribieron y la versión de las palabras que aceptaron. Se guarda un mensaje de texto que envíen al número de PassRule.
• Sobre el personal: nombre, correo electrónico escolar, función y, solo si deciden recibir mensajes de texto, su propio número de celular. Solo si activan los avisos en el teléfono: la dirección de avisos de cada teléfono en que los activaron. PassRule también registra quién registró o cambió qué, y cuándo.
• Sobre cualquier otra persona: nada sobre quienes visitan las páginas públicas de PassRule. Para frenar los intentos de adivinar contraseñas, PassRule cuenta los inicios de sesión fallidos por dirección de red, guardada solo de forma codificada y solo por un día. Si alguien envía un mensaje de texto al número de PassRule desde un número que la escuela no tiene en sus registros, se guardan el número y el mensaje para que la escuela pueda verlos.

Por qué

Solo para llevar a cabo los procedimientos de asistencia y conducta de la escuela: registrar las tardanzas, los pases y los incidentes, aplicar las consecuencias disciplinarias de la escuela, enviar los avisos sobre ellos y preparar los informes de la propia escuela. PassRule no muestra publicidad. Nunca vende información y nunca la usa para crear perfiles de mercadeo.

Quién lo ve

• El personal de la escuela, cada uno solo lo que su función necesita. Por ejemplo, un maestro ve las llegadas tarde a sus propias clases, y los administradores ven los registros de su escuela.
• En la estación de pases del salón, o desde su propio Chromebook si la escuela lo activa, un estudiante inicia un pase de inmediato donde la escuela lo permite (al baño, salvo que la escuela lo cambie) y pide un pase a otros lugares. Un estudiante termina solo un pase que podía iniciar; el personal termina los demás. La solicitud (el nombre, el grado, el salón y el período del estudiante) va solo a las personas que responden por ese lugar, por correo electrónico y en PassRule (y por mensaje de texto o aviso en el teléfono, si los activaron), y se guarda como un pase de pasillo. El estudiante puede agregar un mensaje corto a la solicitud; solo esas personas y los administradores de la escuela lo leen, y va en el correo electrónico que reciben. La estación y el Chromebook muestran los nombres de los administradores a quienes el estudiante puede pedir un pase, para que elija a uno.
• Todo el personal ve los pases de pasillo que están afuera en el edificio: el nombre, el grado y la foto del estudiante, de dónde salió y adónde fue, y la hora. Un maestro puede buscar a cualquier estudiante por nombre o número de identificación estudiantil solo para iniciar un pase, y ve solo el nombre, el grado y la foto.
• Un maestro o un administrador puede enviar a un estudiante a la administración por una interrupción grave en clase, con una breve descripción de lo que pasó. Se avisa a cada subdirector, por correo electrónico y en PassRule (y por mensaje de texto o notificación en el teléfono, si los activaron, sin la descripción). Solo los administradores de la escuela leen la descripción. No se envía nada sobre esto a la familia ni al estudiante.
• El equipo del código de vestimenta de la escuela ve solo a los estudiantes enviados a él: nombre, grado, foto, el maestro y el salón, y la descripción del maestro. El equipo recibe un correo cuando se envía a un estudiante, y otro si el estudiante no ha llegado después de cierto número de minutos. Estos correos van solo al equipo.
• El personal de la oficina principal también hace el trabajo del equipo del código de vestimenta y recibe sus correos. Además ve los pases de pasillo de los estudiantes y los inicia, ve qué estudiantes llegaron a una consecuencia disciplinaria (solo para ver; los subdirectores deciden lo que sigue) y registra incidentes del código de vestimenta. Puede buscar a cualquier estudiante y ver sus tardanzas, incidentes, pases de pasillo y consecuencias disciplinarias, pero nunca las notas de los administradores. También registra la llegada de un estudiante en un teléfono cuando un quiosco no funciona, e imprime el informe de un estudiante para una llamada con la familia.
• Un miembro del personal a quien la escuela se lo asigna (por ejemplo, educación especial) puede buscar a un estudiante solo para imprimir ese informe, nunca las notas de los administradores; cada informe impreso queda registrado.
• Una familia recibe mensajes solo sobre su propio estudiante, y un estudiante solo sobre sí mismo.
• Un estudiante puede iniciar sesión en PassRule, con un enlace enviado a su correo electrónico escolar o con el inicio de sesión del distrito, y ve solo su propio registro.
• Durante AO Time, PassRule guarda dónde se asigna a cada estudiante, quién lo asignó y la solicitud de cada maestro, y le envía al estudiante por correo electrónico su lugar la tarde anterior cuando no es su salón habitual. Si la escuela lo activa, un estudiante también puede elegir una sesión abierta en PassRule, y PassRule guarda su elección. El maestro pasa lista (presente o no presente), lo cual no cuenta para nada. Los maestros y los administradores ven esta información, y la copia del expediente para la familia la incluye; nada sobre AO Time se envía a la familia.
• Los registros estudiantiles en PassRule son registros educativos, protegidos por FERPA y por la política del distrito. No se comparte nada con otra escuela.

Empresas que ayudan a operar PassRule

• Render, que aloja PassRule y su base de datos, en los Estados Unidos.
• Postmark, que entrega sus correos electrónicos.
• Telnyx, que entrega sus mensajes de texto.
• Apple, Google o Mozilla, cuyos servicios de avisos entregan los avisos en el teléfono del personal, cifrados para que no puedan leerlos.
• Cloudflare, que administra la dirección web passrule.com y reenvía a la escuela una respuesta enviada a la dirección de correo de PassRule de la escuela.
• Sentry, que recibe un informe cuando una parte de PassRule falla: un código de error y dónde ocurrió, nunca un nombre, un número ni las palabras de un mensaje.
• UptimeRobot, que comprueba cada minuto que PassRule responde; solo ve la palabra "ok".

Cada una recibe solo lo que necesita para prestar ese servicio. PassRule no usa ningún servicio de análisis, publicidad ni rastreo.

Mensajes de texto

• Los números de celular y el consentimiento para recibir mensajes de texto nunca se venden, alquilan ni comparten con terceros ni afiliados para fines de mercadeo o promoción.
• La información sobre quién se inscribió para recibir mensajes, y cuándo, no se comparte con nadie excepto con la empresa que entrega los mensajes.
• Los mensajes se envían solo a quienes se inscribieron. Los avisos se envían solo entre las 7 a. m. y las 9 p. m.; la confirmación al inscribirse y la respuesta a STOP, HELP o START llegan de inmediato.
• La frecuencia de los mensajes varía. Pueden aplicarse tarifas de mensajes y datos.
• Responda ALTO (o STOP) para cancelar, START para volver a recibirlos, o AYUDA (o HELP) para obtener ayuda.
• Un mensaje de texto que una familia envía al número de PassRule, por ejemplo una respuesta a un mensaje de la escuela, se guarda con los mensajes de esa familia, lo lee el personal de la escuela, y se guarda y se elimina en el mismo plazo que los mensajes.
• Un mensaje de texto de un número que PassRule no reconoce se guarda 90 días y luego se elimina.

Los términos completos están en los términos de los mensajes de texto.

Por cuánto tiempo se guarda

• Cada registro de una tardanza, un pase de pasillo, un incidente o un mensaje se guarda hasta el final del año escolar siguiente a aquel en que ocurrió (un año escolar termina el 30 de junio). Después, un administrador de la escuela lo elimina.
• Los datos propios de un estudiante se guardan mientras está inscrito, y se eliminan al final del año escolar siguiente a aquel en que se retira. La foto de un estudiante se elimina 30 días después de que deja la escuela.
• El nombre y los datos de contacto de un antiguo miembro del personal se eliminan al final del año escolar siguiente a aquel en que se desactivó su cuenta.
• Un registro que es objeto de una solicitud de registros, una queja o un asunto legal se guarda hasta que se resuelva.
• Los registros eliminados permanecen en las copias de seguridad de PassRule hasta 7 días.

Cómo se protege

• Solo se accede a PassRule mediante una conexión cifrada.
• El personal y los estudiantes deben iniciar sesión, y cada persona ve solo lo que su función le permite.
• PassRule usa solo las cookies que necesita para funcionar: para mantener la sesión del personal y de los estudiantes, para reconocer un navegador que ya inició sesión, para registrar un quiosco de la escuela y para guardar por unos minutos una búsqueda del personal. No usa cookies de publicidad, análisis ni rastreo, y sus páginas públicas no establecen ninguna.

Preguntas, o para revisar o corregir un registro

Comuníquese con la oficina principal de Warner Robins High School. Los padres y los estudiantes con derecho pueden revisar los registros educativos, pedir una copia y pedir que se corrijan, según lo dispuesto por FERPA y la política del distrito.